10 tips de organización para asesores inmobiliarios

Cada segundo cuenta cuando los tiempos de respuesta pueden crear o romper relaciones con tus clientes, y hacen que el tiempo sea dinero. No es de sorprender que los agentes inmobiliarios exitosos sean, al mismo tiempo, los más organizados.

Sí, es un concepto bastante sencillo y se dice fácil, pero lograr mantenerse bien organizado es bastante más difícil. Conoce estos 10 tips para asesores inmobiliarios que te ayudarán a aumentar y perfeccionar tu productividad.

Etiqueta y guarda los números telefónicos de tus clientes y contactos
Gran parte del trabajo de un asesor inmobiliario es coordinar visitas con caseros y dueños para poder mostrar sus departamentos a tus clientes (y darles seguimiento a estos clientes). Es de mucha ayuda incluir en sus contactos su nombre, apellido, su presupuesto y el número de recámaras que buscan en un departamento o casa.

De esa manera siempre puedes recordar con quién te vas a reunir, y qué es lo que están buscando. Una vez que cierres la venta y para saber con quiénes trabajaste, cambia la información a la dirección del departamento o casa, como una referencia para el futuro.

Cuando conozcas a nuevos clientes y/o caseros, guardar su contacto con toda esta información debería ser una respuesta automática. Guarda su correo electrónico, teléfono y dirección. También puedes utilizar la sección de “notas” para especificar los detalles de esta nueva relación.

Estandariza las palabras que usas en tus notas para hacer búsquedas rápidas
Lo más crucial que debe saber un asesor inmobiliario para mantenerse organizado, es tener un sistema para las anotaciones de muestras de casas y visitas, cierres de ventas, eventos en tu calendario y en el “asunto” de tus correos electrónicos.

¿Qué significa? Que cuando agendes una muestra de casa o cualquier otro evento, la dirección y nombre del evento debería escribirse con la misma estructura. Esto te va a permitir hacer búsquedas más rápidas en tu calendario digital, correo electrónico, y en tu teléfono.

Es muy sencillo, y puedes hacerte tu propia lista de referencias para consultar por si olvidas alguna de tus propias nomenclaturas. Y puede hacer una diferencia enorme en el tiempo que te ahorras buscando información. Tu teléfono es tu oficina móvil, asegúrate de poder buscar y encontrar la información que necesitas rápidamente.

Crea carpetas para todo en tu correo
Haz una carpeta para “listados” y una para “ventas”, y un fólder separado para cada transacción dentro de estas categorías, dependiendo de qué sea. Archiva todos los correos correspondientes a cada transacción en su respectiva carpeta, hazlo siempre y tendrás una base de datos automática de toda tu comunicación y datos adjuntos.

Archiva tus transacciones por año, para que puedas usar fechas como referencia, para cuando los clientes casualmente preguntan, “¿de casualidad tienes los archivos de mi aplicación a crédito de hace 5 años?”. Podrás encontrarlo y enviárselo en menos de cinco minutos, ser asesor inmobiliario implica dar un excelente servicio al cliente, y de otra forma probablemente tardarías media hora o más.

Actualiza tu base de datos de clientes regularmente
Al final de cada semana, o cada dos semanas, actualiza tu base de datos de clientes o CRM (client-relationship management) con nuevos contactos que hayas conseguido en este tiempo. Así todo se mantendrá fresco en tu mente también, y no tendrás que estar buscando “dónde anotaste la información de ese cliente”. Al mismo tiempo, sincroniza tus contactos a través de todos tus dispositivos. Toma sólo un minuto y así tendrás siempre tu información actualizada.

Elimina suscripciones, borra documentos y desecha con regularidad
La cantidad de correos que recibimos diario es abrumadora. Nuestros correos están en todos lados, compartidos con tantos negocios, que cada día recibimos un nuevo paquete de correos electrónicos a los que pareciera no nos suscribimos.

Para siquiera empezar a ser asesor inmobiliario y organizarte mejor, necesitas asegurarte de eliminar las suscripciones que no te sirvan con regularidad. Trata de eliminar correos no deseados de tu bandeja todos los días, o al menos cada cierta cantidad de días.

Considera crear un correo electrónico secundario para todos los correos que no tengan que ver con trabajo, así podrás revisar todos esos correos por separado y aprovechar sus beneficios (a menudo si los tienen) en otro momento, pero no en horas de trabajo.

Mantén tu escritorio inmaculado
Es un ejercicio simple, pero importante. Limpia tu escritorio al final de cada de día de trabajo, y ponlo todo de nuevo donde estaba. La importancia de llegar al trabajo, y ver todo limpio, es a menudo subestimada. Si trabajas en una oficina, es también una cortesía con tus compañeros de trabajo.

Lleva tu oficina contigo
Lleva tus cosas contigo a todos lados. Puede sonar incómodo pero ser asesor inmobiliario significa asegurarte de tener todo lo que necesitas para trabajar, cuando lo necesitas. Te ayudará a trabajar tan eficientemente como puedas en todos lados. Consigue una buena mochila o bolsa para cargar tus llaves, laptop, todos los papeles que necesites, el cargador de tu teléfono (y una batería extra), cinta métrica e incluso un mini botiquín médico. Nunca sabes qué podrías necesitar a medio camino.

Etiqueta tus llaves
Algo que debe saber un asesor inmobiliario en el negocio de los bienes raíces o el arrendamiento, es que vas a terminar acumulando muchísimas llaves, y se volverán completamente inútiles si no sabes qué puertas abren. Etiquétalas tan pronto como las recibas, y desarrolla un pequeño sistema para darles seguimiento.

Por ejemplo, si estás trabajando con propiedades en una misma colonia, zona o desarrollo, puedes tenerlas todas en un llavero específico, con un color diferente de los demás. También asegúrate de mantener las llaves que ya no utilizarás fuera de tus llaveros, o tu mochila se hará muy pesada.

Invierte en la última tecnología
Uno de los mejores tips para asesores inmobiliarios es que deben aprender a usar la tecnología y herramientas más actualizadas, para estar organizados y tener un negocio exitoso. Productos como los de Google, Drive, Docs o Sheets, son herramientas ya incluidas y gratuitas, que te permiten compartir y crear documentos con clientes o compañeros de manera muy fácil.

Puedes también invertir en software CRM que realmente te ayude, o tu tarjeta de presentación digital para simplemente enviársela a clientes potenciales cuando los conozcas. Aprende a utilizar las herramientas que ya te facilita tu propia laptop, el internet y tu teléfono. Invertir en la última tecnología no necesariamente significa gastar dinero, sino dedicarle tiempo.

Toma capturas de pantalla de las cosas importantes
Este sencillo consejo realmente puede cambiar totalmente cómo te organizas. Durante tu día, recibes cientos de correos, mensajes, llamadas, notificaciones y actualizaciones. Una forma facilísima de darle seguimiento a las cosas importantes, es tomar capturas de pantalla de (únicamente) lo importante.

Así, al final del día, tu carpeta de “capturas de pantalla” tendrá fotos de todo lo que tienes que atender. Crear una captura toma medio segundo, y podrás tener todas tus actualizaciones de listados, precios, llamadas, correos por contestar, etc. Al final, borra cada captura de pantalla cuya tarea hayas completado, y listo.